Menghantar E-mel yang Berkomunikasi Baik
E-mel adalah salah satu cara utama orang menghantar komunikasi bertulis sekarang, dan ia tidak mungkin akan berubah. Ia mudah, cepat, dan tidak memerlukan setem.
Berlalu adalah hari-hari yang perlu anda tunggu seminggu atau lebih untuk surat atau maklum balas dalam mel. Ia tidak perlu membuat kecemasan berjalan ke pejabat pos untuk menimbang sampul surat anda dan mengambil setem yang mencukupi untuk bil dan surat. Malah, ramai yang tidak pernah menelefon sampul surat atau menghantar surat melalui Pejabat Pos AS.
E-mel telah menjadi salah satu cara paling mudah dan terpantas untuk berkomunikasi secara peribadi dan dalam perniagaan. Ini telah menjadi satu fenomena yang pernah dipercayai oleh Perkhidmatan Pos Amerika Syarikat yang bergelut untuk mencari cara untuk kekal dalam perniagaan.
Tidak hairanlah bahawa etika e - mel , yang sering disebut sebagai Netiquette, adalah topik hangat untuk budaya semasa. E-mel dihantar setiap hari oleh seksyen luas penduduk Amerika. Kebanyakan perniagaan menggunakan e-mel untuk berkomunikasi dengan pekerja sepanjang hari. Hampir setiap isi rumah mempunyai sekurang-kurangnya satu komputer dengan akses internet dan dalam isi rumah itu adalah ibu, bapa, anak, remaja dan mungkin datuk dan nenek, dengan semua atau sebahagian besarnya menerima dan menghantar e-mel.
Kami hidup dalam ketuhar gelombang mikro, masyarakat yang didorong oleh internet, dan tiada siapa yang mahu meluangkan masa untuk menulis surat yang panjang, walaupun ia jauh lebih intim dan peribadi. Masih terdapat banyak keadaan di mana e-mel berfungsi lebih baik daripada surat siput.
Berikut adalah beberapa perkara etika dan tidak boleh diingat apabila anda menyusun nota e-mel.
- Sediakan. Sebelum anda mula menaip e-mel, sama ada nota awal atau jawapan, anda harus bertanya kepada diri sendiri apa yang anda ingin berkomunikasi. Pendek kata, apakah tujuan anda untuk menulis? Sebaik sahaja anda tahu, anda boleh membaca e-mel yang lengkap sebelum menghantarnya untuk memastikan anda mencapai matlamat anda. Jika ia membuat gred, maka hantarnya; jika teks itu mengelirukan, kasar, atau tidak jelas, maka mungkin anda harus bermula lagi.
- Berkomunikasi. Ingat bahawa anda sedang berkomunikasi dengan orang sebenar yang akan menerima surat ini. Dengan itu, anda harus menghubungi orang itu dengan nama dan bersikap hormat. Jika ini adalah tindak balas kepada e-mel yang diterima, anda harus meluangkan masa untuk menangani sebarang pertanyaan atau permintaan awal dalam nota.
- Bernafas. Kita semua bersalah di beberapa titik atau yang lain kehilangan ketenangan kita. Jika anda menerima e-mel yang marah atau mengganggu anda, jangan balas dengan baik. Ambil jalan yang tinggi dan bertindak balas hanya untuk mengakui resit atau mengambil sedikit masa sebelum bertindak supaya anda dapat tenang dan balas dengan mesej yang dipikirkan dengan baik. Anda tidak mahu membalas e-mel (atau sebarang bentuk komunikasi lain) dalam kemarahan. Apabila kita marah kita cenderung untuk mengatakan (atau menulis) perkara yang kita tidak bermaksud atau tidak perlu mengatakan. Ingat bahawa sebaik sahaja e-mel anda dihantar, ia di luar sana selama-lamanya.
- Jadilah telus. Garis subjek anda harus menjadi representasi sebenar mengapa anda menghubungi penerima. Gunakan frasa yang berkaitan dengan subjek mel tersebut. Ini benar sama ada anda menyusun e-mel perniagaan atau peribadi. Contohnya, jika anda menulis e-mel kepada ibu anda tentang lawatannya minggu depan, baris subjek anda harus membaca seperti, "Lawatan anda."
- Penyelidikan. Sekiranya anda menghantar e-mel kepada rakan perniagaan, adalah sesuai untuk anda menggunakan nama dan tajuk terakhirnya. Adakah penyelidikan dan alamat penerima dengan betul. Presiden syarikat itu boleh ditangani sebagai Encik Taylor atau Presiden Taylor.
- Semak ejaan. Penggunaan cek ejaan adalah penting apabila anda berkomunikasi secara bertulis. Apabila anda menghantar nota penuh dengan kesilapan, ia menyampaikan bahawa anda adalah ceroboh atau anda tidak memberi perhatian kepada perincian. Cuba sentiasa menjalankan ejaan ejaan atau gunakan program yang membetulkan auto. Dan kemudian membacanya sekali lagi untuk memastikan bahawa kata-kata yang anda mahu gunakan tidak diperbetulkan secara automatik kepada sesuatu yang berbeza.
- Terobos. Anda perlu mengambil beberapa saat atau minit tambahan yang diperlukan untuk melakukan pembacaan cepat sebarang e-mel yang anda ingin hantar. Ambil masa ini untuk mengedit sebarang ayat yang janggal atau untuk meletakkan sebarang tanda baca yang hilang.
- Tonton nada. Kadang-kadang email mungkin berbeza dari yang anda maksudkan. Nada e-mel anda sangat penting dan sama pentingnya dengan mesej anda. Oleh kerana ini adalah komunikasi bertulis, anda harus memastikan bahawa nada anda menyenangkan dan ia merupakan representasi sebenar dari apa yang anda ingin katakan. Ingat bahawa penerima anda tidak dapat mendengar suara tertawa dalam suara anda atau melihat senyuman di wajah anda. Kecuali anda ingin mendahului semua tulisan anda, anda harus mengelakkan bahasa apa pun dalam e-mel yang mungkin salah difahami dengan cara apapun.
- Jadilah pendek dan manis. Cuba untuk tidak menulis novel apabila anda menghantar e-mel. Kebanyakan orang benar-benar tidak mahu membaca banyak dalam e-mel. Jika e-mel semestinya panjang, cuba membantu penerima dengan menyoroti konsep utama, menggunakan mata peluru, atau merumuskan subjek dalam perenggan pembukaan.
- Berkomunikasi dengan baik. Anda tidak mahu mengelirukan pembaca anda, jadi luangkan masa untuk menjadi jelas dan ringkas dalam tulisan anda. Jika anda menghantar e-mel kepada rakan, anda boleh menjadi lebih santai dalam gaya penulisan anda. Walau bagaimanapun, jika ini adalah komunikasi perniagaan , gunakan tatabahasa yang betul dan elak menggunakan simbol atau emo yang menjadikan anda kelihatan kurang profesional.
Komunikasi e-mel sangat popular. Luangkan masa untuk melibatkan Peraturan Emas, dan anda akan pergi jauh ke arah menjadi ahli netiquiar yang digilap.
Diedit oleh Debby Mayne