Kepentingan Etiquette E-mel yang Diperlukan

Pernahkah anda menerima e-mel yang meninggalkan anda tertanya-tanya tentang orang yang menghantarnya? Atau lebih buruk lagi, adakah anda pernah menghantar e-mel yang kemudian anda menyesal?

Berada di hujung penerimaan e-mel yang buruk boleh menyebabkan anda menggelengkan kepala anda dan cuba untuk mengetahui apa yang orang lain berfikir di bumi. Sebagai orang yang menghantarnya boleh merosakkan hari yang sebaliknya hebat, dan ia boleh mendatangkan kesan yang buruk kemudian.

Kelajuan mengetepikan e-mel telah menjadikan kaedah komunikasi pilihan. Sama ada anda menghantar e-mel peribadi atau perniagaan, mengikut etika yang betul adalah penting untuk mencegah salah faham atau perasaan keras.

Ikuti Peraturan Emas dengan merawat penerima kerana anda mahu dirawat. Sebelum anda mengklik "hantar" pada mana-mana e - mel mengambil seminit dan memberikan bacaan tambahan. Penggunaan e-mel yang berkesan boleh memberi anda cahaya yang positif dengan penyelia anda dan mungkin memberi anda kelebihan apabila tiba masanya untuk promosi .

• 01 dari 10

  Jangan menganggap privasi

  Perlu diingat bahawa e - mel syarikat dan peribadi anda mungkin tidak bersifat peribadi. Syarikat anda mempunyai hak untuk membaca apa-apa yang dihantar dari pejabat, jadi jangan tulis dan hantar maklumat peribadi atau sangat sensitif dari kerja. E-mel peribadi dari rumah boleh diteruskan, jadi jangan tulis apa-apa secara bertulis yang boleh menyebabkan masalah jika sampai kepada orang yang salah.

• 02 dari 10

  Jauhi komen yang menyinggung perasaan

  Elakkan komen yang menyinggung perasaan dalam e-mel anda. Ini termasuk perkauman, seks, atau kenyataan negatif mengenai orang lain atau syarikat. Jika anda menerima e-mel yang menyinggung perasaan, jangan balas atau teruskannya kepada sesiapa sahaja. Jangan sekali-kali menggunakan e-mel untuk mengatakan apa-apa yang boleh disalah tafsir kepada bos anda .

• 03 dari 10

  Jangan berteriak

  Ingat bahawa apabila anda menaip semua topi, e-mel anda menyentuh sambil menjerit. Sesetengah orang berfikir ia menjadikan mesej mereka lebih mudah dibaca, tetapi tidak demikian. Gunakan font yang mudah di mata apabila dibaca dalam huruf kes standard.

• 04 dari 10

  Edit mesej anda

  Edit e-mel anda sebelum anda menghantarnya. Gunakan ejaan ejaan dan laksanakan semua e-mel perniagaan untuk memastikan anda mempunyai tatabahasa yang betul. Anda sentiasa ingin memperlihatkan diri sebagai seorang profesional dalam surat-menyurat. Semak e-mel peribadi selepas anda selesai menulisnya untuk memastikan ia mendapat titik tujuan anda. Mengurangkan satu perkataan boleh mengubah makna ayat.

• 05 dari 10

  Balas dengan berhati-hati

  Ketahui cara yang betul untuk membalas e-mel yang anda terima. Berhati-hati dengan penghantar dan yang lain dalam bidang "untuk" dan "cc". Tanggapan secepat yang mungkin daripada membiarkan folder "disimpan" anda menjadi terlalu berantakan.

  Elakkan dorongan untuk memukul "balas semua" sebelum mencari untuk melihat siapa yang tersenarai di tajuk. Tanggapan anda mungkin mengelirukan orang lain dalam senarai, atau anda mungkin akan menghantar maklumat yang tidak perlu kepada orang yang anda tidak tahu. Satu-satunya masa yang anda perlu klik "balas semua" adalah jika anda pasti semua orang memerlukan maklumat yang anda hantar.

• 06 dari 10

  Berasaskan diri dengan alat e-mel

  Ketahui alat dan jenis e-mel. Ini termasuk "kepada," "cc," "bcc," dan baris subjek. Penerima utama harus berada di medan "ke". Apabila anda perlu menyalin seseorang, biasanya anda akan menambahkan orang itu ke medan "cc" atau salinan salin karbon. Sekiranya seseorang perlu disalin tanpa orang lain dalam senarai yang menerima e-melnya, gunakan "bcc" atau salinan karbon buta. Hanya menyalin orang yang perlu mengetahui maklumat yang anda hantar.

  Jangan sekali-kali menghantar e-mel rantaian. Ini boleh menjadi rumit dan menyumbat kotak e-mel orang kepada titik kegusaran . Anda tidak mahu menjadi orang yang menghantar mesej yang mungkin atau mungkin tidak benar.

  Anda harus selalu mengisi baris subjek untuk e-mel berkaitan perniagaan, dan ia lebih disukai dalam e-mel peribadi. Pastikan garis subjek selang mungkin dan hanya mempunyai satu topik per mel.

• 07 daripada 10

  Simpan ringkas

  Kebanyakan orang lebih suka e-mel ringkas dan bukannya kata-kata panjang. Jika boleh, nyatakan titik anda dalam beberapa ayat. Untuk mesej yang lebih lama bermula dengan perenggan pengantar yang membiarkan orang mengetahui asas-asasnya. Jika anda mempunyai lebih daripada satu topik, berpecah mesej anda menjadi lebih daripada satu surat, dengan satu topik per e-mel.

• 08 dari 10

  Tonton nada anda

  Mengekalkan nada positif dalam komunikasi e-mel anda. Ingatlah bahawa kata - kata cemburu mungkin dapat dilihat sebagai semangat yang bersemangat dan bukan lucu. Simpan humor yang sombong untuk komunikasi suara supaya orang lain dapat mendengar nada suara anda. Ini juga termasuk kemarahan. Anda harus sentiasa mengelakkan menghantar e-mel marah, atau anda mungkin mengambil risiko menyinggung perasaan seseorang yang bekerja atau peduli.

• 09 dari 10

  Gunakan bendera keutamaan dengan kebijaksanaan

  Jika anda mempunyai bendera keutamaan yang tinggi, hanya gunakannya jika perlu. Menggunakannya terlalu banyak akhirnya akan mempunyai kesan sebaliknya yang anda mahu dan menghantar e-mel anda ke bahagian bawah senarai keutamaan untuk penerima.

• 10 daripada 10

  Tandatangan nama kamu

  Jangan lupa untuk menandatangani e-mel anda. Para penerima mungkin akan marah jika mereka perlu menatal dan mengetahui siapa yang menghantar mesej kepada mereka. Sekiranya anda menjangkakan tindak balas melalui telefon, pastikan anda memasukkan nombor itu, walaupun anda tahu orang itu ada di dalam fail. Tujuan e-mel adalah untuk menjimatkan masa, dan untuk menghentikan apa yang dia lakukan akan memperlambat sesuatu. Sekiranya anda mempunyai garis tandatangan, pastikan ia dikemas kini dengan alamat e-mel dan nombor telefon yang betul.