Adakah percubaan anda untuk menghilangkan kekacauan kertas sering cenderung gagal? Atau adakah anda terlalu gugup dengan jumlah kertas di meja anda untuk cuba? Anda mungkin membuat beberapa kesilapan tetapi mudah disabotai sendiri. Baca terus untuk mengetahui bagaimana untuk mengelakkan kesilapan yang paling biasa dilakukan orang semasa menguruskan kekacauan kertas.
1. Tidak Menghapuskan Kenyataan Kertas
Anda masih perlu mendapatkan beberapa bil cara lama, tetapi kebanyakan utiliti memudahkan untuk beralih kepada bil tanpa kertas.
Walaupun anda berada di sana, lihat di mana lagi anda boleh mengurangkan kertas berlebihan. Sekiranya anda menerima katalog yang tidak pernah anda lihat, ambil masa beberapa minit untuk menghubungi syarikat dan meminta supaya dikeluarkan dari senarai mereka. Jika anda melanggan pelbagai majalah dan akhbar, fikirkan tentang mana yang anda lebih suka membaca di cetak dan yang mana anda tidak keberatan membaca dalam talian.
2. Membiarkan Makalah Kertas Teratas
Ini berlaku untuk kertas yang tidak anda mahukan (contohnya surat sampah) dan juga yang anda perlukan (cth. Bil.) Semakin lama anda menunggu untuk mengendalikan ini, semakin besar kemungkinan anda tidak akan melakukannya, yang menyebabkan pembayaran atau kotak yang tidak dijawab penuh dengan nilai tahun Ahad New York Times. Cara paling mudah untuk menguruskan mel anda adalah untuk mengendalikan segala-galanya sebaik sahaja ia masuk. Sebagai kertas yang perlu anda buang, buat kitar semula tugas yang kerap dijadwalkan, bukan hanya sesuatu yang anda lakukan apabila kertas mengancam untuk mengebumikan anda.
3. Mempunyai Sistem Penafsiran Tidak Sempurna atau Tidak Ada
Sekiranya anda tidak mempunyai tempat untuk menyimpan kertas yang anda perlukan dan tidak ada cara mudah untuk melupuskan orang yang anda tidak lakukan, anda mungkin akan menumpukan semuanya dan memfailkannya secara mental di bawah "untuk ditangani ... suatu hari nanti." Elakkan perkara ini dengan mewujudkan sistem yang berfungsi untuk anda, sama ada yang bermakna memperoleh kabinet pemfailan lama sekolah, pengimbas yang boleh dipercayai atau mesin pencincang.
4. Tidak Mempunyai Pad Pelancaran
Pad pelancaran adalah ruang yang berdedikasi berhampiran pintu depan anda di mana perkara-perkara yang anda perlukan setiap hari-kunci, cermin mata, dan lain-lain-disimpan apabila mereka tidak digunakan. Pad pelancaran tidak akan membantu dengan semua jenis kekacauan kertas, walaupun ia merupakan cara terbaik untuk memastikan mel keluar keluar dari rumah.
Apa yang penting adalah konsep pad pelancaran, dan tabiat yang membantu anda membangunkan.
Pada dasarnya, pad pelancaran menjadikannya mudah untuk melakukan perkara yang sama dengan cara yang sama setiap hari. Menggantung kunci anda di tempat tertentu sebaik sahaja anda masuk adalah sejenis tingkah laku yang sama seperti melemparkan surat sampah sebaik sahaja anda mendapatkannya, atau membuka surat penting pada masa yang tepat. Apabila anda berfikir tentang tugas harian berkaitan lain, seperti mengurutkan mel anda, mereka boleh menjadi sebahagian daripada sistem tersebut.
5. Menjadi samar
Ini adalah salah saya. Contohnya: Di dalam kotak fail saya, saya mempunyai folder bertanda "kereta." Ini bermakna jika saya perlu mencari judul kereta saya, saya perlu menyebarkan resit perkhidmatan kereta, dokumen mengenai insurans kereta, maklumat mengenai kereta lama saya Saya tidak memiliki lagi, dan sebagainya. (Saya juga mempunyai folder bertanda "misc." Yang merupakan bencana penganjur yang menunggu untuk berlaku.)
Apabila menganjurkan kertas kerja yang perlu anda simpan, sebaiknya menjadi seperti yang jelas dan jelas seperti yang anda boleh. Memperkenalkan folder dengan label seperti "insurans kereta," "penyelenggaraan kereta," dan "kereta kewangan" akan membuat penggunaan sistem pemfailan saya lebih kurang dari tugas.
Anda juga boleh mengurangkan banyak kertas dengan cara belajar berapa lama anda perlu menyimpan dokumen .
Sekiranya anda menyimpan kertas yang lapuk yang tidak akan digunakan lagi, akhirnya menyingkirkannya akan memotong banyak kekacauan di dalam hidup anda.