Senarai Semak Pantas Berapa Lama Mengekalkan Dokumen + Apa yang hendak dicincang
Kertas adalah kesakitan, dan menguruskan sistem pemfailan rumah boleh menjadi seretan, tetapi beberapa dokumen yang anda perlukan perlu digantung kerana anda tidak tahu bila anda memerlukannya. Berikut adalah buku asas tentang berapa lama untuk menyimpan dokumen dan apabila anda selesai dengan mereka, yang mana anda perlu hancur. Ini harus dijadikan panduan rujukan cepat untuk mewujudkan dan mengekalkan sistem pemfailan rumah yang boleh dilaksanakan.
Mula-mula, fikirkan tentang mengurangkan jumlah kertas yang anda terima dan anda akan terpaksa memotong atau memfailkan sedikit.
Ini bermakna menyingkirkan surat sampah, mendaftar untuk e-bill dan tidak menerima risalah, kupon yang tidak akan pernah digunakan atau ephemera lain yang anda rasa perlu anda simpan apabila anda tahu anda tidak melakukannya.
Jika anda benar-benar bergelut dengan kekacauan kertas hingga ke mana anda merasa seperti anda mungkin menyembunyikannya , menjangkau ahli profesional yang dapat membimbing anda melalui proses yang mengecewakan.
Langkah kedua adalah memastikan anda mempunyai sistem pengurusan mel yang baik. Lebih cekap anda mengendalikan mel yang anda masuki, kurang kerap anda perlu melakukan sesi pemfailan / pengecutan / kitar semula yang besar.
Sediakan Sistem Pengisian Elektronik
Menyingkirkan pemfailan kertas anda dengan menubuhkan sistem pemfailan elektronik akan menjimatkan ruang dan menghapuskan kekacauan kertas anda. Itulah kemenangan. Pada masa kini, sistem pemfailan elektronik membuat banyak akal. Untuk bermula, anda memerlukan pengimbas dan tempat menyimpan fail anda, sistem folder pada komputer atau dalam awan, dan cakera keras luaran.
Sediakan folder am untuk pelbagai jenis dokumen (contoh: isi rumah, cukai, auto, sijil kelahiran, dll.) Anda tidak perlu terlalu tepat dengan menyimpan dokumen sejak sistem pemfailan elektronik dicari.
Kemudian, imbas setiap dokumen dan simpan dalam folder mengikut kandungannya.
Mengekalkan Salinan Dokumen Penting
Untuk dokumen super penting anda, pakar menasihatkan menyimpan salinan.
Ini mungkin bermakna menyimpan satu salinan dalam simpanan awan anda dan satu lagi pada cakera keras. Ini juga bermakna menyimpan satu salinan dalam pemfailan elektronik dan satu salinan keras dalam keadaan selamat.
Simpan Dokumen-dokumen ini Selamanya
Dokumen-dokumen ini perlu disimpan selama-lamanya:
Rekod Akademik - Diploma, transkrip dan apa-apa kerja portfolio yang boleh digunakan pada masa akan datang apabila memohon pekerjaan.
Kertas Adopsi
Sijil Pembaptisan
Sijil Kelahiran
Sijil Kematian - Mungkin diperlukan untuk tujuan cukai.
Lesen Pemandu
Rekod Pekerjaan - Sebarang klausa, perjanjian, fail tatatertib dan ulasan prestasi.
Sijil Perkahwinan
Rekod Perubatan
Rekod Ketenteraan
Pasport
Rekod Persaraan dan Pencen
Kad Keselamatan Sosial
Wasiat
Jimat Untuk Tempoh Masa yang Lebih Pendek
Dokumen ini yang anda boleh sentuh sesering bulanan atau mingguan:
Penyata Bank - 1 bulan
Bil - 1 tahun untuk apa-apa cukai atau jaminan yang berkaitan, semua bil lain harus dicacatkan sebaik sahaja ia telah dibayar.
Bil Kad Kredit - Cincang segera apabila dibayar.
Resit Peningkatan Rumah - Pastikan rumah dijual.
Rekod Pelaburan - 7 tahun selepas anda menutup akaun atau menjual keselamatan.
Pajakan - Pastikan anda telah berpindah dan telah menerima deposit anda dari tuan tanah.
Paychecks / Pay Stubs - 1 tahun sehingga anda menerima W-2 anda
Resit Jualan - Terus hayat jaminan. Jelas, ini hanya berlaku untuk pembelian utama seperti peralatan dan elektronik. Saya biasanya menyimpan resit untuk barangan seperti barangan runcit dan pakaian hanya selama saya tahu saya tidak akan memerlukan resit untuk pulangan.
Dokumen Cukai - 7 tahun termasuk pemfailan dan semua dokumen yang disertakan seperti W-2 dan resit.
Rekod Kenderaan - Pastikan sehingga bot, kereta atau motosikal dijual.
Bagaimana Menghapus Dokumen
Dokumen mencarik adalah cara utama untuk melindungi diri anda dari kecurian identiti. (Baca wawancara saya dengan pakar keselamatan Jay Foley mengenai Cara Melindungi Diri Anda Daripada Pencurian Identiti). Tertanya-tanya apa yang perlu dicincang? Peraturan umum adalah apa-apa maklumat berikut harus dicabut: nombor akaun, tarikh lahir, nama gadis, kata laluan dan pin, tandatangan, dan nombor keselamatan sosial.
Sekali lagi, mereka tidak tahu.
Inilah asas-asas:
Sekiranya dokumen masih "aktif" iaitu, anda perlu memegangnya untuk rujukan dan mewujudkan sistem pemfailan rumah yang mudah. Ini bermakna memfailkan dokumen berdasarkan topik dan kemudian mencincangnya apabila ia tidak lagi digunakan.
Dokumen-dokumen apa yang hendak dicincang
Sekiranya anda selesai dengan dokumen-dokumen ini dan tidak lagi memerlukannya, inilah yang perlu dicincang (segala-galanya - seperti kerja kertas - anda boleh mengitar semula).
Resit ATM
Penyata bank
Salinan sijil kelahiran
Cek yang dibatalkan dan dikosongkan
Bil kad kredit
Laporan kredit
Lesen memandu (luput)
Dokumen pekerjaan yang ada mengenal pasti
Pasport dan visa yang tamat tempoh
Akaun # pelaburan
Dokumen undang-undang
Urus niaga pelaburan, saham dan harta benda
Item dengan tandatangan (pajakan, kontrak, surat)
Tag bagasi
Rekod perubatan dan pergigian
Kertas dengan nombor Keselamatan Sosial
Kata laluan atau nombor PIN
Bayar bayaran
Permohonan kad kredit yang telah diluluskan
Resit dengan nombor akaun cek, nombor kad kredit atau apa-apa maklumat pengenalpastian yang lain
Borang cukai
Transkrip dengan mengenal pasti maklumat mengenai mereka
Perjalanan perjalanan
Tiket penerbangan yang digunakan
Bil utiliti (telefon, gas, elektrik, air, TV kabel, Internet)
Pastikan anda mempunyai sistem pemfailan yang fleksibel yang ditetapkan untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dan menyemakkannya apabila ia tidak lagi diperlukan.
Apa-apa sahaja yang anda merancang untuk terus perlu dilakukan, dianjurkan dan difailkan. Saya suka sistem pemfailan rumah saya.