Bagaimana Mengurus Mail Anda dalam 5 Langkah

Belajar cara menguruskan mel anda adalah tugas mengejutkan yang menggerunkan kerana anda tidak boleh hanya menguruskan mel secara visual, anda perlu membaca dan menyentuh setiap dokumen untuk memfailkan atau membuangnya. Laluan terbaik untuk pengurusan pepejal adalah untuk mengurangkan jumlah kertas yang masuk ke rumah anda. Teruskan membaca bagaimana untuk menguruskan mel dalam empat langkah.

• 01 dari 05

  Membuang sampah

  Kurangkan jumlah mel yang anda terima dengan menghentikan penghantaran barang sampah.

  Saya bersumpah jika saya pernah hilang, katalog J Crew akan menemui saya terlebih dahulu. Memotong jumlah mel sampah yang anda terima akan mengurangkan jumlah masa yang anda gunakan menguruskan mel anda. Kurang mel = kurang masa.

  Bonus: Baik untuk persekitaran.

• 02 dari 05

  Jadual Ia

  Kebanyakan orang mengurut melalui mel semasa berjalan di pintu selepas kerja dan sering berhenti di tengah-tengah untuk menanggalkan kot mereka atau menumpukan perhatian kepada apa yang berlaku untuk makan malam. Menentang keinginan untuk menguruskan mel sehingga anda mempunyai masa dan perhatian untuk memberi tugas ini.

  Alasan:

  1. Jika anda menyusun jalan anda di pintu, kemungkinan anda tidak bersedia untuk menguruskan mel anda pada masa itu. Anda memerlukan alat yang betul (di bawah) dan perhatian untuk memutuskan bagaimana untuk menggunakan atau membuang setiap bahagian.
  2. Jangan sekali-kali menyentuh sekeping kertas lebih daripada sekali jika anda tidak mempunyai juga. Inilah yang membuat pengurusan kertas sangat melelahkan: anda perlu membacanya setiap kali! Tunggu sehingga anda siap untuk mengurus dan membuangnya.

  Waktu jadual sama ada setiap hari atau seminggu sekali untuk mengatur mel anda.

• 03 dari 05

  Alat

  Mempunyai alat yang betul untuk membuang, mengitar semula, atau membalas surat anda.

  Tidak ada yang mewah, tetapi ada yang berikut:

  1. Shredder- Apa-apa dengan mengenal pasti maklumat di luar nama dan alamat anda hendaklah dicincang dengan segera.
  2. Bin Kitar Semula - Kebanyakan mel boleh dikitar semula segera (fikirkan: kupon, selebaran, pengumuman).
  3. Sistem & Kalendar Penapisan - Untuk mel anda perlu mengambil tindakan segera atau pada masa hadapan.

  Dengan "di tangan," saya sangat bermakna di tangan. Jangan gunakan mesin pencincang dan kitar semula dalam bilik berasingan. Saya menguruskan kedudukan mel saya di kedua-dua kitar semula bin dan mesin pencincang, dan kemudian saya hantar surat yang saya perlukan untuk mengambil tindakan ke meja saya di mana saya mempunyai kalendar saya dan sistem pemfailan desktop ditubuhkan. Saya cadangkan kotak fail atas meja berasingan, serta kabinet pemfailan arkib untuk organisasi mel.

• 04 dari 05

  Menubuhkan Sistem

  Terdapat 3 permainan akhir untuk setiap surat:

  1. Tindakan - Mel anda perlu mengambil tindakan segera atau akhirnya. Mel jenis ini akan dibahagikan kepada kategori lanjut seperti arkib / rujukan, tindak balas, tindakan, dll.
  2. Kitar semula - Mel jisim yang tidak mempunyai nilai untuk anda dan tidak mengenal pasti maklumat di atas nama anda.
  3. Shred - Sebarang surat yang mempunyai maklumat mengenainya di luar nama dan alamat anda. Ini termasuk nombor keselamatan sosial, tarikh lahir, tawaran kad kredit, dll. Tidak pasti sama ada anda perlu mengitar semula atau menggunting? Lihat Apa yang Akan Dicuri dan baca lebih lanjut mengenai kecurian identiti: Bagaimana Melindungi Diri Anda daripada Pencurian Identiti.

• 05 dari 05

  Keep At It

  Beberapa cara saya pastikan untuk menyimpannya:

  • Setiap Hari Jumaat Black (itu adalah hari selepas Kesyukuran) sementara orang lain tidak membeli-belah, saya mengumpulkan semua katalog yang saya tidak lagi mahu menerima dan memanggil mereka untuk membatalkannya.
  • Ikuti Rutin Penyusunan Mingguan , di mana kami menguruskan mel secara mingguan.
  • Anda boleh membaca lebih lanjut mengenai bagaimana saya menguruskan mel setiap hari.