Bagaimana Menguruskan Sistem Pengisian Laman Utama dalam 7 Langkah

01 dari 07

Cara Menyediakan Kertas Filing + Sistem Penyimpanan yang Akan Bekerja Untuk Anda Selamanya

Perjuangan adalah nyata: menguruskan kertas dan kekacauan kertas adalah lubang-lubang. Itulah sebabnya penting untuk menubuhkan sistem pemfailan rumah yang mudah dan boleh dilakukan yang sebenarnya anda akan gunakan. Hari ini, itulah yang akan kita lakukan, bersama-sama.

Matlamat

Ketahui cara untuk menyediakan sistem pemfailan di rumah yang anda akan gunakan untuk sepanjang hayat anda. Ia perlu fleksibel untuk menampung perubahan gaya hidup, dan ia perlu menjadi mudah supaya anda benar-benar akan menyimpannya.

Apa yang Anda Perlu

• Peti kabinet atau fail fail
• Gantung folder folder (saya suka warna-warna yang digambarkan di atas)
• Pemegang fail Desktop
• Shredder
• Tong kitar semula
• Folder fail
• Pembuat pembuat atau pen

Masa

Ini adalah projek hujung minggu. Kami tidak mengesyorkan memulakan ini pada hari minggu selepas hari kerja / sekolah yang panjang dan lain-lain. Mulai hari ini pada hari Sabtu atau Ahad yang bersenjata dengan secawan kopi atau teh, dan sikap let's-get-done-ini.

02 dari 07

Kumpulkan Semua Kertas Anda Bersama-sama di Satu Tempat

Langkah pertama dalam menubuhkan sistem pemfailan di rumah adalah untuk mengawal semua fail dan kertas anda ke ruang yang sama supaya anda boleh mengurutkan, mengitar semula dan menghancurkan. Mempunyai segalanya dalam satu tempat mempunyai kelebihan berikut:

1. Ia akan memfokuskan anda pada tugas di tangan. Apabila anda cuba menyelesaikan tugas yang anda tidak teruja (seperti memfailkan), apa-apa alasan untuk bersiar-siar dan memulakan projek baru yang lain. Jika anda mempunyai semua bekalan anda (disenaraikan di sini) dan semua kertas anda di satu tempat, anda tidak mempunyai alasan tetapi untuk menggali.
2. Anda akan lebih teliti. Melakukan penyapu di depan rumah anda bermakna anda tidak perlu mengulangi tugas beberapa minggu dari sekarang apabila anda mencari tumpukan kertas yang terlupa di dalam bilik dobi.

Beberapa tempat untuk mencari kertas (selain daripada laci meja yang jelas, kabinet pemfailan dan timbunan mel):

1. Ruang tamu. Kertas cenderung menumpuk di ruang tamu kerana kita sering tidak tahu apa yang perlu dilakukan dengan mereka. Inilah sebabnya mengapa anda harus sentiasa meletakkan kertas yang anda tidak pasti apa yang perlu dilakukan dengan dalam peti mel saya.
2. Beg . Beg galas, beg kerja, beg tangan, beg gim, dan beg pakaian.
3. Dapur. Tumpukan kertas mempunyai cara berakhir di dapur. Ini kerana dapur sering menjadi tempat pertama yang kita menuju ketika kita berjalan melalui pintu.

Jadi, kumpulkan semua kertas anda dan kemudian ...

Pilih tempat yang baik dengan permukaan keras di mana anda boleh membuat 5 buasir. Ini mungkin meja dapur, katil bilik tetamu atau meja anda jika ia cukup besar. Jika anda tidak mempunyai permukaan yang cukup besar, lantai juga berfungsi.

Sekiranya anda mempunyai begitu banyak kertas, buasir anda akan tercapai, kemudian gunakan tong sampah atau kotak kadbod. Labelkannya untuk memisahkannya dan untuk mengelakkan kesilapan - seperti tidak sengaja melontarkan pulangan cukai tahun lalu ke dalam kotak "kitar semula".

03 dari 07

Pisahkan Kertas Anda Ke Lima Kategori

Kini sudah tiba masanya untuk turun ke perniagaan. Anda perlu menyentuh setiap kertas dan membuat keputusan mengenainya.

Kaedah: Anda mesti membuat keputusan mengenai setiap kertas. Ia akan pergi ke salah satu daripada 5 kategori ini:

1. Tindakan: Kertas kerja yang perlu anda ambil tindakan dan kemudian buang. Jangan mengelirukan ini dengan apa yang kami rujuk dalam kategori di bawah sebagai "Isi Rumah". Dokumen isi rumah difailkan secara kekal, fail Tindakan akan digunakan sekali dan kemudian dibuang.
   Contoh: undangan, tiket letak kereta, peringatan pelantikan, kerja rumah, bil, dll.

2. Arkib: Kertas atau dokumen yang anda perlu simpan tetapi anda tidak perlu merujuk atau menggunakan lebih daripada sekali atau dua kali setahun.
   Contoh: pulangan cukai, rekod perubatan, rekod akademik, bukti anda mengambil bahagian dalam tugas juri, surat ikatan, pajakan, kontrak, dll.

3. Isi Rumah: Ini adalah kertas kerja yang anda gunakan untuk memastikan rumah anda (dan kehidupan) berjalan.
   Contoh: kupon, resipi, manual pengguna, resit untuk cukai tahun ini, dokumen untuk perjalanan yang akan datang, dll.

4. Kitar Semula: Kertas dan dokumen yang tidak termasuk dalam mana-mana kategori di atas dan tidak mengandungi maklumat peribadi.
   Contoh: Mel spam, lembaran kerja dari seminar yang anda tidak lagi berminat, surat khabar, majalah, kerja rumah lama yang anda tidak perlukan, sampul surat yang digunakan, dll.

5. Shred: Kertas dan dokumen yang tidak termasuk dalam kategori 1-3 tetapi mengandungi maklumat mengenal pasti peribadi.
   Contoh: Tawaran kad kredit, penyata bank lama, bil, dll.

04 dari 07

Declutter + Buang Dokumen dan Fail Anda Tidak Perlu Lagi

Pail terbesar anda akan kitar semula. Kitar semula yang pertama - objek di sini adalah untuk mengurangkan jumlah kertas yang anda berurusan secepat mungkin.

Seterusnya, tuangkan shredders - ini harus memasukkan apa sahaja yang mengenal anda melebihi nama dan alamat anda.

Selain itu, Pengawal ID Roller ini dari The Container Store sangat berpatutan dan sangat praktikal bagi mereka yang sakit akibat kekacauan shredder anda. Dengan cara ini, anda hanya boleh menyembunyikan maklumat ID dan mengitar semula mel dan dokumen dengan maklumat peribadi di atasnya dan bukannya mencarik.

Sekarang bahawa anda telah melemparkan sampah, sudah tiba masanya untuk turun ke menubuhkan sebuah sistem iaitu:

1. Mudah digunakan, jadi anda sebenarnya akan menggunakannya ;
2. Cukup fleksibel untuk menampung perubahan kehidupan dan projek baru; dan,
3. Selamat apabila anda perlu mencari sesuatu yang cepat, anda boleh menemuinya.

Kecantikan di sini adalah bahawa anda boleh memecahkan kategori ini lebih jauh bergantung pada jumlah kertas yang masuk dan keluar dari rumah atau pejabat anda.

05 dari 07

Sediakan File Arkib Untuk Sistem Pengisian Laman Rumah Anda

Ia cukup mudah untuk menentukan kertas kerja yang masuk ke dalam fail Arkib anda. Ini adalah kertas terpenting yang anda miliki. Mereka adalah bukti anda dan keluarga anda ada, membayar cukai, rumah dan kereta anda sendiri, lulus dari kolej, boleh mengembara di luar negaranya dengan pasport atau visa. Jika anda pemilik perniagaan atau memiliki lebih dari satu harta, fail ini akan lebih besar lagi.

Berikut adalah senarai asas untuk menyimpan fail ini:

• pulangan cukai
• rekod perubatan
• rekod akademik
• bukti anda menjalankan tugas juri
• perbuatan
• pajakan
• kontrak
• pasport
• jadi kad keselamatan cial
• rekod pekerjaan
• sijil pembaptisan
• dokumen insurans hayat / persaraan

Simpan kertas ini dalam kotak fail dalam folder berlabel. Pertimbangkan untuk membeli kotak tahan api sebaik sahaja anda mula memperoleh lebih banyak barangan supaya selamat.

menyimpan fail yang sering anda gunakan (aka beberapa kali setahun) di hadapan. Menentang keinginan untuk menyusun lebih banyak ruang ini kerana jika anda terlalu spesifik, ia menjadikannya lebih sukar untuk mencari sesuatu apabila anda benar-benar memerlukannya. Secara amnya, jika anda memasuki fail Arkib anda, anda benar-benar memerlukan sekeping kertas itu supaya menjadikannya mudah pada diri anda mungkin.

Berikut adalah kategori saya:

• Akademik
• Kereta
• Penggajian
• Kewangan
• Kesihatan
• ID
• Insurans
• Hartanah

Aturnya mengikut abjad, tetapi simpan fail ID di muka. Ini mempunyai perkara seperti sijil kelahiran, pasport, kad keselamatan sosial dan sijil pembaptisan. Ini juga di mana anda perlu menyimpan lesen perkahwinan anda.

Untuk menyimpan kertas-kertas ini, dengan kuatnya mempertimbangkan Kotak Bertulis Keselamatan Tinggi yang kurang dari $ 50, adalah nilai yang hebat *. Pilihan lain ialah Peti Preskripsi Keselamatan Tinggi. Yang ini direka bentuk untuk bekalan perubatan tetapi dengan mudah dapat memegang beberapa kertas yang tidak boleh hilang.

Anda boleh menyediakan sendiri fail DIY anda sendiri, atau anda boleh menggunakan Sistem Pengisian Fail FileSolutions.

* Jika anda kehilangan fail ini, anda akan membayar lebih, lebih banyak untuk mendapatkan salinan dari Pendaftar, Pengawal Bandar / Bandar, Institusi Akademik, dan lain-lain, jadi $ 50 adalah pelaburan yang bijak, bijak.

06 dari 07

Susun Fail Rumah Tangga

Berikut adalah peraturan yang baik untuk apa yang harus anda simpan ke dalam Fail Rumah Anda: Apa-apa yang anda perlukan pada masa akan datang, tetapi anda tidak perlu mengambil tindakan sekarang juga, yang tidak termasuk dalam fail Arkib anda. Gunakan fail Rumah Anda sendiri (dipanggil Workbook Rumah) sebagai contoh supaya anda mendapat idea yang lebih baik tentang apa yang hendak disimpan dalam fail ini dan apa yang tidak.

Pertama, bukan kotak fail atau tong, saya membuat pengikat dengan seksyen dan kemudian poket untuk menyimpan perkara seperti kupon dan kad hadiah. Anda boleh menggunakan pengikat ini dan mempunyai bahagian untuk perkara berikut:

• Kupon / Kumpulan
• Kad Hadiah
• Dokumen untuk perjalanan / perjalanan yang akan datang
• Rebat saya telah menyerahkan dan saya menunggu untuk menerima cek saya kembali
• Resit untuk barangan besar seperti perkakas atau perabot besar
• Mempunyai poket untuk semua kad ganjaran anda
• Nota dan bahan rujukan untuk projek yang akan anda laksanakan
• Resipi *
• Penerimaan cukai
• Dasar insurans kereta / rumah / penyewa

Anda mungkin hanya mengimbas sebahagian besar ke dalam akaun Evernote , tapi kemudian apabila anda memerlukannya, anda perlu mencetaknya lagi, jadi muatkannya dalam buku nota ini dan sebutkan Buku Kerja Isi Rumah anda.

* Simpan fail berasingan untuk resipi yang anda ingin pulangkan suatu hari nanti tetapi tidak.

07 dari 07

Sediakan Fail Tindakan

Fail Tindakan adalah kertas kerja yang perlu anda ambil tindakan dan kemudian buang. Apa-apa dokumen atau kertas yang perlu difailkan secara kekal atau untuk jangka masa yang panjang (lebih sebulan), mungkin tergolong dalam fail Rumah anda.

Fail tindakan ialah:

• Akan digunakan sekali dan kemudian dibuang; atau,
• Fail yang anda sedang menunggu untuk mengambil tindakan.

Gunakan kotak untuk memegang kertas ini, khususnya, dan kami mengesyorkan kotak ini. Pilih oren kerana ia adalah warna yang mencolok dan pemikirannya adalah, ia akan membawa anda melalui kotak sekurang-kurangnya sekali seminggu. Ini juga boleh berganda sebagai In Box anda untuk membantu menguruskan mel .

Berikut adalah contoh-contoh yang perlu disimpan dalam fail Tindakan anda:

Mel masuk:

• Apa-apa sahaja yang anda terima dalam mel masuk dalam fail ini
• Mana-mana sekeping kertas seseorang tangan anda atau anda mengambil dan mendorong dalam beg tangan anda pergi di sini

Item kalendar:

• Jemputan untuk acara akan datang dan apa jua arahan atau kad jawapan yang datang bersama mereka
• Bil untuk membayar dan kemudian dicacatkan atau dikitar semula
• Slip izin untuk ditandatangani
• Peringatan pelantikan

Item yang perlu dibayar:

• Tiket tempat letak kereta untuk bayar
• Bil untuk membayar

Item yang sedang anda tunggu:

• Resit untuk apa sahaja yang anda beli baru-baru ini sekiranya anda memutuskan untuk kembali. Sebagai contoh, jika anda mendapat pakej dari Amazon, anda melemparkan slip pembungkusan dalam tong ini sekiranya produk tidak berfungsi dan anda perlu mengembalikannya. Ditetapkan untuk pakej lain yang anda terima.
• Resit untuk apa sahaja yang anda sedang menunggu. Sebagai contoh, jika anda menyerahkan rang undang-undang kepada syarikat insurans anda dan anda sedang menunggu pembayaran balik, ia masuk dalam fail ini. Jika anda telah mengembalikan sesuatu dan anda sedang menunggu untuk melihat bayaran balik muncul dalam penyata bank anda atau pada bil kad kredit saya, ia masuk dalam kotak ini.

Anda boleh memecahkan fail ini ke dalam lebih banyak kategori, tetapi lebih mudah untuk melemparkan segala-galanya dalam kotak ini dan kemudian melaluinya sekali, dua kali atau tiga kali seminggu. Pada ketika itu anda boleh mengitar semula atau menghancurkan apa-apa yang anda tidak perlu lagi, memfailkan apa-apa yang terkandung dalam Arkib atau Isi Rumah dan tindakan apa sahaja yang perlu diberi respons. Matlamatnya ialah untuk menyimpan fail ini sekecil mungkin.

Tetapi ... silap mata adalah bahawa anda perlu melalui fail ini sekurang-kurangnya sekali seminggu, sebaik-baiknya lebih kerap. Saya sangat mengesyorkan menambahkan tugas ini ke dalam Rutin Penyelenggaraan Mingguan Peribadi anda, dengan cara ini anda memfailkan dan menyimpan jumlah kertas yang agak kecil seminggu sekali dan bukannya