Petua Pengurusan Tugas Lurus Dari Pakar
Oleh itu, anda mempunyai semua perkara ini untuk dilakukan setiap hari dan senarai yang anda lakukan penuh - bagaimana anda tahu apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu, kedua dan ketiga?
Cukup banyak orang berasa seperti mereka terlalu banyak untuk melakukan dan terlalu sedikit masa untuk melakukannya. Sering kali, perasaan terharu itu berpunca daripada ketidakupayaan untuk mengutamakan semua tugas-tugas seolah-olah mendesak. Jika anda merasakan senarai tugasan anda berkembang lebih lama pada saat ini dan anda tidak tahu di mana untuk memulakan, berikut adalah cara untuk mengenal pasti, menilai, dan memprioritaskan tugas anda.
1. Buat Senarai
Sebelum anda cuba mengasingkan kewajipan anda mengikut kepentingan, luangkan masa untuk menyusun senarai komprehensif semua yang anda perlukan atau ingin dicapai. Bahagikan senarai anda ke bahagian untuk pelbagai jenis tugas. Kategori ini boleh termasuk:
Tugas Harian atau Mingguan
Ini adalah "to-dos" biasa yang boleh menjadi peribadi ( perancangan makan dan membeli-belah runcit ) atau berkaitan dengan pekerjaan (mesyuarat pasukan mingguan.) Jika anda sudah mengikuti rutin harian , anda akan terbiasa dengan tugas-tugas ini; jika anda tidak, ini adalah masa yang baik untuk mencipta satu. Apa yang anda sertakan boleh berubah-ubah - sesetengah orang akan melihat tidak perlu mengingatkan diri mereka untuk memeriksa e-mel atau membeli barangan runcit, tetapi yang lain akan menghargai peringatan berstruktur untuk melakukan tindakan tertentu pada waktu tertentu atau pada hari-hari tertentu.
Tugas dengan Deadlines
Ini, jelasnya, perlu dilakukan dengan tarikh tertentu dan memerlukan persiapan terlebih dahulu. Contoh-contoh boleh menjadi kertas sekolah yang perlu dilakukan dalam tiga minggu atau satu parti yang anda sedang merancang selama enam bulan dari sekarang.
Ini jenis tugas - sering dipanggil projek - kemudian boleh dipecah menjadi komponen yang lebih kecil - contohnya, "menulis kertas" mungkin dipecah untuk membaca buku-buku yang relevan, mengatur nota anda, menulis garis besar, menulis draf pertama, dan sebagainya pada.
Tugas Berulang
Ini tidak berlaku pada kekerapan harian atau mingguan, tetapi ia bukan projek satu masa sama ada.
Tugas berulang boleh termasuk pelantikan doktor pergigian atau melakukan cukai suku tahunan anda.
Tugas Yang Dipraktikkan, Tugas Yang Diperlukan
Ini adalah tugas atau projek yang anda tahu yang perlu anda lakukan, tetapi tiada siapa yang akan membuat anda. Mereka jarang, jika pernah, mempunyai had masa terbina dalam. Bayangkan meningkatkan laman web perniagaan kecil atau mencari pembekal penjagaan primer yang baru.
Tugas-Motivasi Sendiri, Tidak Diperlukan
Ini adalah aktiviti yang lebih menyeronokkan yang cenderung jatuh di tepi jalan kerana tugas-tugas yang lain, lebih jelas diperlukan. Fikirkan membaca untuk keseronokan atau bekerja dengan hobi.
Tugas Someday
Tugas-tugas ini diletakkan di bahagian bawah senarai tugasan anda atau di belakang fikiran anda, tetapi biasanya tidak perlu dilakukan tidak lama lagi. Contoh: cat radiator anda.
2. Atur Senarai Anda
Sebaik sahaja anda telah menyenaraikan semuanya, anda boleh memikirkan apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu dan mengatur jadual anda. (Bagaimanakah anda melakukannya secara fizikal - pada kertas, perancang , aplikasinya, kalendar dalam talian, atau sebaliknya - perkara yang kurang daripada yang anda pilih kaedah yang digunakan untuk anda dan yang akan anda gunakan.) Berikut adalah beberapa kriteria untuk berfikir tentang:
Urgent atau Penting
Semua tugas boleh disusun dalam satu daripada empat kategori. Tugas-tugas penting dan penting perlu dilakukan terlebih dahulu, secepat mungkin; tugas mendesak tetapi tidak penting boleh diwakilkan jika boleh, tetapi jika tidak, jadual anda perlu memasukkan fleksibiliti yang cukup dan masa tambahan untuk menampung mereka apabila mereka muncul; penting tetapi tugas tidak perlu dirancang terlebih dahulu terlebih dahulu supaya mereka tidak menjadi mendesak; tugas yang tidak penting atau mendesak mungkin berpotensi dihilangkan, walaupun jika anda menikmatinya, mereka harus dikerjakan dalam jadual anda sehingga mereka tidak akan mendapat beban dengan kewajiban yang lebih menuntut.
Nilai penilaian
Anda boleh menilai nilai tugas dalam beberapa cara. Seseorang mungkin sama ada orang lain terpengaruh, dan betapa pentingnya orang-orang kepada anda (kelulusan bos anda dan kesejahteraan kanak-kanak yang bergantung pada anda menjadi lebih penting daripada, katakan pendapat pendapat sekumpulan orang asing yang anda setuju untuk menyertai pada pertemuan.) Anda juga boleh memberikan nilai tinggi kepada tugas-tugas yang anda lihat membayar dalam jangka panjang, atau anda hanya mendapat ganjaran.
Satu rujukan yang mungkin anda hadapi ketika membaca tentang mengutamakan tugas adalah aturan 80-20 atau Prinsip Pareto, yang menyatakan bahawa 80% dari kesan berasal dari 20% sebab. Ini mungkin atau tidak mungkin benar untuk anda, tetapi ia adalah peringatan yang baik untuk mengenal pasti apa yang sebenarnya anda sedang menghabiskan masa dan usaha yang anda lakukan.
Masa dan Fleksibiliti
Jadual berfungsi membolehkan perubahan dan mengenal pasti kekangan masa. Jadilah realistik apabila mengutamakan dan merancang hari anda. Apabila ragu-ragu, melebihkan masa tugas yang diberikan.
Jika dua tugas adalah pada masa yang sama, memilih yang bermula dengan bergantung pada cara anda bekerja dengan lebih baik. Sesetengah orang lebih suka untuk mendapatkan tugas yang lebih sederhana daripada cara untuk menumpukan perhatian kepada yang lebih kompleks; yang lain akan merasa yakin jika mereka memulakan tugas lebih awal terlebih dahulu, dan mendapatkan beberapa atau semua itu sebelum bergerak. Ingat bahawa anda tidak perlu mengambil satu tugas atau projek dari awal hingga akhir sebelum beralih ke seterusnya - melainkan, sememangnya anda dapat bekerja dengan cara itu meningkatkan produktiviti anda.
Hadkan tugas-tugas wajib harian anda sebanyak tiga kali. Hari ini juga boleh memasukkan tugas-tugas yang lebih kecil yang lebih rutin atau kurang penting atau mendesak, tetapi memunggah tugas utama mungkin akan menimbulkan tekanan dan kekecewaan.
Ingatlah bahawa keutamaan boleh berubah - jika bos anda memerlukan anda untuk melakukan sesuatu sekarang, keutamaan pertama anda yang terdahulu mungkin akan dibanjiri ke tahap kedua. Itulah alasan yang lebih banyak untuk membina lebih banyak masa ke dalam jadual anda untuk membolehkan fleksibiliti.
3. Tugas Batch
Tugas menyusun adalah salah satu cara yang paling berkesan dan cekap untuk menyelesaikan tugas-tugas yang membosankan, melakukan tugas sepanjang masa. Pengaturcaraan hanya bermakna anda bekerja pada jenis tugas yang sama berulang kali sebelum beralih kepada sesuatu yang lain. Langkah pertama adalah untuk mengenal pasti tugas-tugas yang anda lakukan berulang-ulang dan kemudian buat aliran kerja yang mudah untuk mereka ikuti. Kemudian, anda menangani tugas-tugas tersebut pada masa yang sama menggunakan alur kerja tersebut.
Pengumpulan diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang sama yang memerlukan sumber yang sama dalam "batch" untuk meningkatkan kecekapan dan produktiviti. Berikut adalah beberapa contoh:
- Bayar semua bil anda pada masa yang sama
- Buka semua surat anda sekali seminggu dan lakukan tindakan itu bukannya membiarkannya disusun setiap hari dan tidak pernah mendapatnya
Pengaturan membolehkan anda masuk ke dalam alur yang melakukan tugas yang sama berulang-ulang sehingga anda tidak perlu membuang masa memikirkan arahan atau apa yang harus anda lakukan selanjutnya.
4. Menghapuskan Tugas
Sebaik sahaja anda telah menyenaraikan semua tugas anda dan menyusunnya dari yang paling penting kepada yang paling penting, akan menjadi jelas tugas mana yang berada di bahagian bawah senarai. Ini boleh kadang-kadang diwakilkan kepada orang lain, tetapi jika itu tidak mungkin, anda perlu membuat keputusan sama ada untuk menjadualkan masa untuk mereka atau menghapuskannya.
Anda mungkin mempunyai tugas dalam senarai yang anda tidak perlu lakukan atau mahu lakukan, tetapi anda merasa tertekan untuk menambah pada satu ketika (pergi ke gym, menghadiri kelab buku.) Ini boleh dihapuskan sepenuhnya.
Akhirnya, mungkin ada terlalu banyak yang perlu dilakukan - jika anda tidak dapat menyelesaikan segala-galanya, menilai beban kerja anda untuk menentukan sama ada anda hanya perlu beberapa amalan yang lebih penting untuk diprioritaskan atau sama ada anda perlu memberitahu seseorang yang anda tidak boleh terus melakukan tugas tertentu.